-Quelles étaient vos contraintes en matière de gestion administrative avant d’externaliser ?
- « Nos formations multi-sites nécessitaient une centralisation des données ainsi qu’une gestion administrative particulièrement rigoureuse et méthodique ; du fait d’un manque de temps et de ressources, cela représentait une charge de travail très importante. Nous étions dans un cercle vicieux : Notre métier ne permettant pas qu’un service entier soit à l’arrêt pour cause de formation, nous devions faire plusieurs sessions pour un même service, ce qui augmentait la charge administrative ».

- Quelles étaient vos attentes de l’externalisation de la gestion administrative ?
- « Nous souhaitions consacrer davantage de temps à équilibrer les thématiques de notre plan de formation, puis consolider et piloter  l’ensemble des données dans un système de gestion SIRH adapté »

- Quelles sont les raisons qui vous ont poussées à choisir l’externalisation ?
- « Je citerais principalement la recherche d’expertise, le gain de temps, les outils adaptés, et les possibilités de benchmark que permet l’externalisation ».

- Quel conseil donneriez-vous à un confrère qui souhaiterait externaliser tout ou partie de la gestion de la formation ?
- « Toute externalisation doit être précédée d’un audit interne ou externe afin de mettre en avant les forces et faiblesses de l’entreprise. C’est à mon sens un gage de réussite incontournable permettant d’avoir une réelle synergie avec le partenaire d’externalisation ».

-Quels avantages retirez-vous de l’externalisation de la GA pour votre fonction ?
- « J’y ai gagné en niveau d’expertise et de responsabilité puisque j’ai pu bénéficier d’une vision et de compétences extérieures, tout en me dégageant du temps à réinvestir sur de nouveaux projets RH ».  

- Lorsque votre Direction a fait le choix d’externaliser, quel a été votre ressenti ?
- « Pour être très franche, j’ai pensé que mon poste risquait d’être remis en cause. Mais aujourd’hui, l’externalisation lorsqu’elle est bien intégrée, est à mon sens synonyme de recentralisation. J’ai pu me concentrer sur des tâches plus portées sur les valeurs humaines telles que le recrutement et la GPEC, aspect de mon métier qui me séduit le plus ».

- Avez-vous le sentiment d’avoir perdu une partie de votre savoir-faire en délaissant cet aspect de votre métier?
- « En aucun cas, puisque nous travaillons en véritables partenaires avec  notre prestataire. Je suis son « pilote » au sein de l’entreprise, et il m’assiste dans toutes les tâches administratives. J’apprécie qu’il soit complètement transparent et me donne les informations et le conseil lorsque je lui soumets des requêtes »

- Pensiez-vous que la gestion administrative était autant chronophage?
- « […] Pas du tout, les tâches administratives étaient lissées sur mon planning, et je ne réalisais pas le temps que cela me prenait ! Cela faisait partie intégrante de mon travail et je ne voyais pas comment on pouvait scinder la gestion RH et la gestion administrative. Aujourd’hui je constate qu’il s’agit vraiment de deux activités à part entière et que les deux sont dissociables […] ».