case-studies

Nos cas clients

#monprestatairepréféré en outsourcing formation

Le besoin en outsourcing concernant l’alternance :

S’appuyer sur une expertise métier et juridique sur le sujet de l’alternance afin de garantir la faisabilité du contrat et optimiser les coûts et les financements

Libérer le service paye du volet administratif  et relationnel concentré sur
5 mois de l’année

Avoir un interlocuteur unique entre les 100 écoles et le service paye

La solution déployée

  • Pour initialiser et développer cette prestation, l’équipe projet est composée d’une Team leader, d’un consultant et de 3 responsables de comptes dédiés
  • Mise en place des processus et formulaires pour standardiser les échanges avec les 650 magasins
  • Communication et accompagnement de l’ensemble des magasins aux modes opératoires
  • Montage et suivi des contrats d’alternance : réception des appels des magasins pour les demandes spécifiques à la mise en place des contrats, prise de contact avec les écoles, saisie & validation des Cerfa sur l’extranet de l’OPCA, transmission des Cerfa pour signature aux magasins et au service paie, suivi mensuel ou trimestriel de l’avancement des contrats d’alternance (heures de présence/absence, remboursement OPCA)
  • Mise en place d’outils spécifiques de suivi des contrats d’alternance
  • Mise en place d’un reporting client trimestriel (heures de présence/absence, remboursement OPCA )

Résultats

  • + de 600 contrats gérés en trois ans pour ce client
  • une amélioration du taux de maintien des contrats et du taux de transformation (alternance  vers embauche)
  • des relations écoles fluides et constructives

Le besoin en outsourcing formation

Gérer le volet administratif des plans de formation, puis optimiser l’achat de la formation

La solution déployée

  • Une Responsable de comptes expérimentée a été envoyée une semaine sur deux au siège du client, pendant une période probatoire de 6 mois pour accompagner le client à son rythme dans la mise en place de cette externalisation de la gestion des formations.
  • Parallèlement, des solutions techniques et informatiques adaptées et une gouvernance appropriée aux exigences d’un groupe pharmaceutique (comités de pilotages, reportings mensuels, contacts quotidiens informels avec le service formation) ont été mises en place.
  • Par la suite, le périmètre confié a été élargi à des prestations amont : assistance à l’élaboration de plans de formation, chiffrage et optimisation financière de la formation.
  • A partir de 2014, la Centrale de formation, société d’outsourcing en formation, est devenue fournisseur unique, ce qui a permis au client de rationaliser les achats de formation et de mieux se structurer en interne.

Résultats 

  • 120 000 heures de formation dispensées
  • 84K€ économisés sur les coûts pédagogiques, 38 K€ sur les coûts structurels de gestion des fournisseurs et facturation
  • Des processus de gestion et d’achat de formation formalisés et respectés.

Le besoin en outsourcing formation

Réaliser la gestion administrative liée aux plans de formation sur un site en province, et plus particulièrement :

  • Le recensement des besoins dans leur module de formation,
  • La programmation des formations,
  • La création de sessions HRA,
  • La programmation et la planification des sessions,
  • La récupération des feuilles de présence
  • Le suivi facturation.

La solution déployée 

  • Afin de proposer une prestation qualitative de proximité, 2 Responsables de comptes – dédiées exclusivement à cette mission – sont venues renforcer l’équipe du client (composée de 14 personnes). Directement sur site, elles ont pu notamment être en contact direct avec les interlocuteurs internes et utilisés les systèmes d’information sécurisés propres au client.
  • Le management des ressources de Develop’Invest est assuré à distance par un Team leader, qui réalise des reportings à destination du responsable du campus formation du client. Les indicateurs sont régulièrement confrontés aux propres données du client pour mesurer l’efficacité de la solution.
  • Une procédure de continuité d’activité assurant notamment le back up a été mise en place pour que le service et les livrables quotidiens soient garantis même en cas d’absence des collaborateurs sur site ou de départ du personnel.

Résultats 

  • Les indicateurs de performance (dont les deux principaux sont le taux de remplissage et le taux de présence) dépassent les exigences du client de +12%.
  • Les volumes gérés par Develop’Invest, spécialisé dans l’outsourcing de formation, sont de +30%, soit au-delà des normes historiques du client.

Le besoin en outsourcing formation

Libérer le service formation afin de leur donner le temps nécessaire pour construire des programmes de formation et fluidifier l’organisation de la gestion administrative des sessions de formation internes et externes sur l’ensemble des sites.

L’appel d’offre porte sur la logistique de la gestion administrative : inscriptions des stagiaires, transmission des convocations, suivi des attestations de présence et facturation magasins, gestion des financements OPCA).

La solution déployée 

2 Responsables de comptes ont immédiatement été dédiées à la gestion administrative pour enclencher en un temps record un plan de formation ambitieux avec un taux d’accès de 100%.

Pour piloter l’ensemble de la prestation, c’est une équipe projet composée d’une Team leader épaulée d’un consultant qui a été mise en place.

Résultats 

  • 5000 départs formation annuels gérés
  • Une convention tri partite Opca/Develop’Invest/client qui optimise les financements

Après une première collaboration de 3 années, Develop’Invest, spécialisé dans l’outsourcing formation, est missionné pour une prestation élargie à la gestion administrative des contrats d’alternance.